Register- och dataskyddsbeskrivning
Registeransvarig
Nikolai och Ljudmila Borisoffs Trädgårdsstiftelse sr.
FO-nummer: 01109817–0
Postadress: c/o Premium Accounting Oy, Kanavakatu 3, 00160 Helsingfors
Webbplats: www.puutarhasaatio.fi
Kontaktperson i registerärenden
Ombudsman: Heidi Wirtanen
Postadress: c/o Hedelmän- ja Marjanviljelijäin liitto ry, Viljatie 4 C, 00700 Helsingfors
Tel: 040-550 0762
E-post:
Registrets namn
Borisoffs stiftelses ansökningar om bidrag
Ändamål med behandlingen av personuppgifter
Personuppgifter behandlas för att uppfylla stiftelsens syfte, till exempel för att hantera ansökningar om bidrag, utbetalning av beviljade bidrag och uppföljning av projekt.
Ansökningar om bidrag skickas till stiftelsen elektroniskt eller skriftligt. Av ansökningarna sammanställs en översikt till stiftelsens styrelse för beslutsfattande, och översikten arkiveras. Ansökningar för beviljade bidrag arkiveras för historiska ändamål och för eventuella granskningar av stiftelsens verksamhet.
Rättslig grund för behandlingen av personuppgifter
Personuppgifter behandlas för att tillgodose stiftelsens berättigade intressen i enlighet med artikel 6.1 f i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679.
Registrets datainnehåll
I registret behandlas följande personuppgifter:
- Uppgifter i ansökningar om bidrag
Sökandens namn, FO-nummer, kontaktuppgifter (postadress, telefonnummer och e-postadress), underskrift, Curriculum Vitae (CV), projektbeskrivning, projektplan, ansökt bidragsbelopp samt ekonomi- och finansieringsplan - Uppgifter från mottagare av beviljade bidrag
Utöver ovanstående uppgifter även personbeteckning och bankkontouppgifter - Uppgifter i den sammanställning som lämnas till styrelsen
Sökandens namn, ansökt bidragsbelopp, total budget, projektets namn och en kort projektbeskrivning - Uppgifter i stiftelsens styrelseprotokoll och verksamhetsberättelse
För beviljade bidrag: mottagarens namn, beviljat belopp, projektets namn och vid behov en kort projektbeskrivning - Uppgifter som lämnas till bokföraren
För beviljade bidrag: mottagarens namn, FO-nummer eller personbeteckning, kontaktuppgifter (postadress, telefonnummer och e-postadress), bankkontouppgifter, utbetalat bidragsbelopp, projektets namn och kort beskrivning.
Lagringstid för personuppgifter
Ansökningar om bidrag som lämnats till stiftelsen arkiveras i 12 månader efter utgången av det räkenskapsår då ansökan inkom till stiftelsen.
Pappersversioner av ansökningar för beviljade bidrag samt pappers- och elektroniska versioner av sammanställningar som lämnats till styrelsen arkiveras i 10 år efter utgången av det räkenskapsår då utbetalningen av bidraget avslutades.
Stiftelsens styrelseprotokoll, verksamhetsberättelser och bokslutsdokument arkiveras permanent.
Regelbundna informationskällor
Personuppgifter erhålls i samband med ansökningar om bidrag som skickas till stiftelsen. De registrerade lämnar vid behov sina personuppgifter i samband med ansökan.
Regelbundet utlämnande av uppgifter
Personuppgifter lämnas ut till stiftelsens bokförare för utbetalning av beviljade bidrag, som i sin tur överför uppgifterna till inkomstregistret som upprätthålls av Skatteförvaltningen. Personuppgifter om beviljade bidrag och tillhörande ansökningar kan lämnas ut till en revisor för granskning av stiftelsens verksamhet. Vid behov kan personuppgifter i ansökningar lämnas ut till en annan stiftelse eller finansiär för handläggning av ansökningar som gäller samma projekt.
Personuppgifter, såsom mottagarens namn, projektets namn, en kort beskrivning av projektet, information om beviljat bidrag, beviljningsår och genomförandeår, kan dessutom lämnas ut till annan part som har rätt och behov att behandla uppgifterna.
Vid offentliggörandet av beviljade bidrag anges mottagarens namn, projektets namn, en kort beskrivning av projektet, beviljat belopp, beviljningsår och genomförandeår.
Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES
Personuppgifter överförs inte utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).
Huvudsakliga principer för skydd av registret
Pappersmaterial förvaras i låsta utrymmen som används av stiftelsens ombudsman eller bokförare, dit endast behöriga personer har tillträde. Pappersmaterial förstörs på ett datasäkert sätt när lagringstiden har löpt ut.
Elektroniskt material lagras på stiftelsens ombudsmans, styrelseledamots eller bokförares dator, som är skyddad med användarnamn och lösenord och förvaras övervakat eller i låst utrymme med åtkomst endast för behöriga personer. Säkerhetskopior av elektroniskt material lagras på en extern lagringsenhet som förvaras på motsvarande sätt.
Stiftelsens bokförings- och bokslutsmaterial lagras säkert hos bokföringsbyrån.
Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att få tillgång till sina personuppgifter, rätt att få dem rättade, rätt att få dem raderade, rätt att begränsa behandlingen av dem samt rätt att invända mot behandlingen. För tydlighetens skull konstateras att uppgifter om beviljade bidrag (mottagarens namn, organisation, beviljat belopp och en kort beskrivning av ansökan) inte kan raderas ur stiftelsens styrelseprotokoll eller bokslutsdokument.
Den registrerade kan skicka en begäran om att utöva dessa rättigheter per post eller e-post på ett datasäkert sätt till den kontaktperson som anges i punkt 2.
Anmälan till tillsynsmyndighet
Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, dvs. dataskyddsombudsmannen, om han eller hon misstänker att stiftelsen behandlar personuppgifter i strid med dataskyddsbestämmelserna.