Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Nikolai ja Ljudmila Borisoffin Puutarhasäätiö sr.
Y-tunnus: 01109817–0
Postiosoite: c/o Premium Accounting Oy, Kanavakatu 3, 00160 Helsinki
Kotisivut: www.puutarhasaatio.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Asiamies: Heidi Wirtanen
Postiosoite: c/o Hedelmän- ja Marjanviljelijäin liitto ry, Viljatie 4 C, 00700 Helsinki
Puh: 040-550 0762
S-posti:
Rekisterin nimi
Borisoffin säätiön apurahahakemukset
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään säätiön tarkoituksen toteuttamiseksi esimerkiksi apurahahakemusten käsittelemiseksi, apurahojen maksamiseksi ja hankkeiden seurantaa varten.
Apurahahakemukset lähetetään säätiölle sähköisesti tai kirjallisesti. Hakemuksista kootaan säätiön hallitukselle yhteenveto päätöksentekoa varten ja yhteenveto arkistoidaan. Myönnettyjen apurahojen apurahahakemukset arkistoidaan historiatarkoituksia ja mahdollisia säätiön toiminnan tarkastuksia varten.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötiedot käsitellään säätiön oikeutettujen etujen toteuttamiseksi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 6 artiklan 1 kohdan f alakohdassa tarkoitetusti.
Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja:
- Apurahahakemuksen tiedot
Apurahahakijan nimi, Y-tunnus, yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite), allekirjoitus, Cuirriculum Vitae (CV), hankekuvaus, hankesuunnitelma, haetun apurahan summa sekä talous- ja rahoitussuunnitelma - Myönnettyjen apurahojen vastaanottajilta
Hakemuksessa olevien tietojen lisäksi henkilötunnus sekä pankkitilitiedot - Hallitukselle toimitettavan yhteenvedon tiedot
Apurahahakijan nimi, haetun apurahan summa, kokonaistalousarvion summa, hankkeen nimi ja lyhyt hankekuvaus - Säätiön hallituksen pöytäkirjan ja toimintakertomuksen tiedot
Myönnetyistä apurahoista apurahan saajan nimi, myönnettyjen apurahojen summa, hankkeen nimi ja tarvittaessa lyhyt hankekuvaus - Kirjanpitäjälle toimitettavat tiedot
Myönnetyistä apurahoista apurahan saajan nimi, Y-tunnus tai henkilötunnus, yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite), pankkitilitiedot, maksettava myönnetty apurahan summa, hankkeen nimi ja lyhyt hankekuvaus.
Henkilötietojen säilytysaika
Säätiölle toimitetut apurahahakemukset arkistoidaan 12 kuukautta sen tilikauden päättymisestä, jonka aikana kysymyksessä oleva apurahahakemus on toimitettu säätiölle.
Paperimuodossa olevat myönnettyjen apurahojen apurahahakemukset ja paperimuodossa sekä sähköisessä muodossa olevat säätiön hallitukselle toimitetut yhteenvedot apurahahakemuksista arkistoidaan 10 vuotta sen tilikauden päättymisestä, jonka aikana kysymyksessä olevan apurahan maksaminen on päättynyt.
Säätiön hallituksen pöytäkirjat, toimintakertomukset ja tilinpäätösasiakirjat arkistoidaan pysyvästi.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja saadaan säätiölle toimitettujen apurahahakemusten yhteydessä. Rekisteröidyt toimittavat tarvittaessa henkilötiedot apurahahakemusten yhteydessä.
Säännönmukainen tietojen luovutus
Henkilötietoja luovutetaan myönnettyjen apurahojen maksatusta varten säätiön kirjanpitäjälle, joka luovuttaa ne edelleen Verohallinnon pitämään tulorekisteriin. Henkilötietoja myönnetyistä apurahoista ja myönnettyjen apurahojen apurahahakemuksista voidaan luovuttaa tarkastajalle säätiön toiminnan tarkastamista varten. Henkilötietoja apurahahakemuksista voidaan tarvittaessa luovuttaa toiselle säätiölle tai muulle rahoittajalle samoja hankkeita koskevien apurahahakemusten käsittelemiseksi.
Henkilötietoja, kuten esimerkiksi apurahan saajan nimi, hankkeen nimi, hankkeen lyhyt kuvaus, tieto myönnetystä apurahasta, apurahan myöntövuosi ja hankkeen toteutusvuodet, voidaan lisäksi luovuttaa perustellusta syystä sellaiselle muulle osapuolelle, jolla on oikeus ja tarve käsitellä kysymyksessä olevia henkilötietoja.
Myönnettyjen apurahojen julkistamisen yhteydessä ilmoitetaan apurahan saajan nimi, hankkeen nimi, hankkeen lyhyt kuvaus, myönnetyn apurahan summa, apurahan myöntövuosi ja hankkeen toteutusvuodet.
Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen pääperiaatteet
Paperimuodossa oleva aineisto säilytetään säätiön asiamiehen tai kirjanpitäjän käyttämässä lukitussa tilassa, johon vain asianomaisella henkilöllä on pääsy. Paperimuodossa oleva aineisto hävitetään säilytysajan päätyttyä tietoturvallisella tavalla.
Sähköisessä muodossa oleva aineisto säilytetään säätiön asiamiehen, hallituksen jäsenen tai kirjanpitäjän tietokoneella, joka on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla sekä säilytetään valvotusti tai lukitussa tilassa, johon vain asianomaisella henkilöllä on pääsy. Sähköisessä muodossa olevasta aineistosta on otettu varmuuskopiot ulkoisella muistiasemalla, joka säilytetään valvotusti tai lukitussa tilassa, johon vain asianomaisella henkilöllä on pääsy.
Säätiön kirjanpito- ja tilinpäätösaineistot säilytetään kirjanpitotoimistossa tietoturvallisesti.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada tutustua omiin henkilötietoihinsa, oikeus henkilötietojensa oikaisemiseen, oikeus henkilötietojensa poistamiseen, oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen ja oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Selvyyden vuoksi todetaan, että tietoja myönnetyistä apurahoista (apurahan saajan nimi, organisaatio, myönnetyn apurahan summa ja apurahahakemuksen lyhyt kuvaus) ei voida poistaa säätiön hallituksen pöytäkirjoista eikä tilinpäätösasiakirjoista.
Rekisteröity voi lähettää edellä tarkoitetun oikeuden käyttämistä koskevan pyynnön postitse tai sähköpostitse tietoturvallisella tavalla kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle rekisteriä koskevissa asioissa.
Ilmoitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä ilmoitus valvontaviranomaiselle eli tietosuojavaltuutetulle, jos hän epäilee, että säätiö käsittelee hänen henkilötietojaan tietosuojasäännösten vastaisesti.